Leyendo un libro relacionado con la productividad personal, me topé con la fantástica metodología GTD para gestionar tu tiempo. Ahora, el “Getting things done”, que es lo que significan las siglas GTD, forma parte de uno de mis cursos. Y es, por cierto, uno de los más solicitados por mis clientes. http://jdr-coaching.com/gestion-del-tiempo-y-liberacion-del-estres/

El caso es que leyendo el libro de Jerónimo Sánchez, llamado “Productividad personal e una semana” y basado en la metodología del ya archifamoso David Allen, caí en la cuenta de lo equivocados que estamos a la hora de planificar un proyecto o solventar un problema complejo. Por cierto, aconsejo con ahínco este libro. Es muy corto y de una lectura muy amena. Y lo más importante; obtendrás claves para gestionarte de forma eficaz todos tus quehaceres diarios así como tus proyectos.

¡Bueno, a lo que iba! Aprender a planificar proyectos es fundamental para cualquier persona con ciertas aspiraciones. Sin embargo, por increíble que parezca, pocas personas planifican de manera natural cuando se enfrentan a un problema. No deja de ser paradójico, sobre todo cuando sabemos que la planificación natural es la manera en la que nuestro cerebro solventa los pequeños retos. Además, lo hace de manera inconsciente.

Normalmente, cuando tenemos que resolver un problema complejo, el primer impulso es poner manos a la obra de inmediato. Es normal que ese nuevo reto pueda parecer motivador o dispongas de poco tiempo para realizarlo. Después, cuando vemos que las cosas no avanzan como esperamos, empezamos a buscar una forma de organizarnos mejor, lo que generalmente lleva asociado una fase de generar ideas, también llamada brainstorming. Comenzamos a preguntarnos, ¿qué está fallando?, ¿Por qué?, ¿Cómo podría darle solución?, ¿Qué puedo hacer al respecto?, etc… A veces, ni siquiera eso ayuda. ¡¿Por qué?! Porque nos damos cuenta de que el problema real es que ni siquiera tenemos definido un objetivo real.

Hay que parar un momento, reflexionar y saber qué, cómo, y para qué hago lo que hago. Y es a partir de ese momento cuando las cosas empiezan a fluir.

Comparemos este proceso normal –que no natural- con lo que haríamos en una situación mucho más encilla, en la que nuestro cerebro operaría de un modo automático. Por ejemplo la preparación de una barbacoa con amigos, el sábado. De forma natural, lo primero que defines es el “para qué”. Para comer, beber y conversar amistosamente con mis amigos. Después decides que los costes no han de ser elevados; no vamos a comer langosta a la brasa. Ya quisiéramos nosotros, pero no es el caso. Posteriormente piensas en los detalles: ¿en casa de quién?, ¿mejor en el campo?, ¿qué tomaremos?, ¿quién lo traerá?, ¿a qué hora empezamos? Generas ideas y preguntas para definir al detalle el proyecto. Por último, vas respondiendo esas cuestiones y tomando acción; organizas y actúas. Llamas por teléfono a tus amigos, te pones en contacto con quien deberá comprar la carne, quién se encargará de la comida, etc. La hora de quedada y le lugar se informan por correo electrónico, por ejemplo.

Esta barbacoa no puede salir mal.

Casi nadie que queda con sus amigos y organiza una barbacoa hace todos estos pasos de forma consciente, pero el hecho es que es así como sucede. Y, si lo piensas, es justo la manera contraria de actuar cuando nos enfrentamos a otro tipo de retos de forma, repito, consciente. Comenzamos por el final y vamos reaccionando ante las dificultades, hasta que llegamos a un punto de no retorno, en el que o paramos y pensamos, o no llegamos a ningún sitio. Al menos a ningún sitio cercano al objetivo. Por eso se llama planificación reactiva o normal.

Una vez que descubras las ventajas de la planificación natural, te darás cuenta de que, en realidad, habrá muy pocas ocasiones en que necesites costosas herramientas o procedimientos complejos para poder gestionar tus proyectos. Sólo párate antes de actuar y toma perspectiva.

 

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